Hoe GTD nog efficiënter kan…

Ben je ook zo enthousiast in het proberen van allemaal applicaties, tools en systemen om zo effectief mogelijk te werken? Ik ben enorm gecharmeerd van GTD, dus ik ben vaak op zoek naar manieren om dit te implementeren en nog efficiënter te werken. Misschien sla ik daarin een beetje door, maar ik heb er al tientallen geprobeerd. Toch eigenlijk nooit helemaal tevreden. Nou ja, in het begin wel, maar daarna begint het te kriebelen. Er is altijd wel iets wat niet goed functioneert. Zo kun je bijvoorbeeld de ene keer niet eenvoudig werken vanuit je e-mailserver. De andere keer werkt het systeem niet goed samen met je agenda of is het lastig om zaken toe te voegen vanaf je telefoon of een ander mobiel apparaat. Daarnaast blijft het jammer dat je vaak een aparte applicatie moet raadplegen om aan de gang te gaan met je acties. Een aantal systemen zit verwerkt in je mailbox zoals Outlook of Gmail. Terwijl dat juist de plek is die je wil vermijden als je een beetje efficiënt wil werken. Als je je e-mail opent, ben je afgeleid en geneigd de taken uit te voeren die daar in beeld komen en niet de taken die je gepland hebt.

Er is echter een applicatie die je altijd gebruikt en zelfs meerdere keren per dag; Je agenda! Als je je agenda goed gebruikt, zorgt deze voor rust en niet voor stress. Mijn agenda is dan ook mijn steun en toeverlaat en heb ik mijn variant op GTD geïmplementeerd in mijn Google Agenda.

Ik begin en eindig de dag standaard met mijn agenda. Bovendien raadpleeg je je agenda meerdere keren per dag omdat je daarin ook je afspraken noteert en (bijvoorbeeld) je urenregistratie. Je agenda is bovendien eenvoudig te raadplegen op alle apparaten die je gebruikt. Voor mij was dit de ultieme reden om te gaan zoeken naar een manier om mijn variant op GTD te implementeren in mijn agenda. Ik ben al een tijdje aan het werk met dit systeem het werkt fantastisch! Geheel volgens de normen van het traditionele GTD, verzamel ik mijn acties om vervolgens er een beslissing over te nemen en ze te verwerken. De belangrijkste is dat ik ze ook daadwerkelijk doe. En dat gaat als nooit tevoren. Een van de dingen die vaak misging bij mijn andere actielijsten, is dat je ze onbewust maar aan blijf vullen. Zo kom je er uiteindelijk achter dat je een groot deel van je actielijst toch niet gedaan hebt binnen de zeven dagen die je voor bedacht wat. Met mijn nieuwe systeem beslis ik telkens weer of dit het moment is. Daarom blijft het een dynamisch systeem. Het dwingt je telkens tot keuzes maken in plaats van alles vooruit te duwen en dus uit te stellen. Een ander groot voordeel is dat ik veel minder lijstjes gebruik. Ik gebruik het systeem van Wachten Op, zonder apart lijstje. Geen Later/Misschien-lijstje meer maar direct een bewuste keuze maken over het moment waarop je weer naar wil denken over dat item.

Mijn GTD is dus niet de standaardversie van David Allen. Ik ben van mening dat het klassieke GTD geweldig is, maar ingehaald door de tijd. Daarom werk ik met een door mij aangepaste versie waar ik heel enthousiast over ben. Hierover vertel ik je graag ook in een andere blog. Ben je alvast nieuwsgierig? Stuur mij een berichtje.