Ken je het gevoel dat je iemand een vraag wil stellen en er staat je iets bij dat diegene misschien wel op vakantie is? Of dat het wel erg lang duurt voordat je antwoord van iemand krijgt en dat je die persoon eigenlijk wil gaan herinneren. Soms wil je iemand bellen en je weet niet meer of diegene nu op woensdag of donderdag afwezig is. Je kunt immers niet alles onthouden. En dat moet je ook vooral niet willen!
Het mooie van ondernemen, is bijvoorbeeld dat je baas bent over eigen tijd en energie. Dat betekent soms zelfs dat je zelf kunt bepalen wanneer je vakantie hebt. Of wat je vaste vrije dag is in de week. Veel ondernemers kiezen ervoor om gespreid op vakantie te gaan. Buiten het seizoen of soms juist versnipperd. Vooral ondernemers die niet gebonden zijn aan de vakanties van hun gezinsleden. Hartstikke mooi voor die ondernemers. Voor mij als wederzijds onderdeel van hun netwerk, is het wel eens lastig om te onthouden wanneer mensen aanwezig zijn. Onthouden is sowieso niet mijn ding. Ik vind het jammer om mijn beperkte schijfruimte daarvoor te gebruiken. Daarom maak ik ook veelvuldig gebruik van mijn externe geheugen. Zoals veel mensen al weten, ben ik een fanatiek gebruiker van het systeem van David Allen, Getting Things Done. Maar als ik daarover begin, hou ik niet meer op. Dus dat ga ik nu niet doen.
Om te zorgen dat ik niet hoef te onthouden wanneer iedereen afwezig is, ben ik begonnen met het bijhouden van een “Afwezigheidagenda”. En dat bevalt mij uitstekend. In de applicatie voor mijn agenda heb ik een aparte agenda aangemaakt. Ik gebruik zelf de agenda van Google, maar het moet ook vast met andere applicaties kunnen. Deze agenda heeft bij mij de titel “Afwezigheidagenda” gekregen. Vervolgens sla ik alle informatie, die ik van andere mensen krijg over hun afwezigheid, op in deze agenda. Als iemand mij vertelt dat hij woensdag altijd afwezig is, zet ik dat direct als terugkerende afspraak in die agenda. Tegenwoordig zetten mensen dat ook vaak onderaan hun e-mail, dus dan kun je het eenvoudig overnemen. Als ik een automatisch afwezigheidsbericht krijg naar aanleiding van een e-mail, zet ik die periode direct in deze agenda. Het lijkt extra werk, maar dat is het echt niet. En je krijgt er zoveel tijd voor terug.
Telkens als ik nu overweeg om iemand te herinneren aan een gemaakte afspraak, kijk ik even in de agenda of iemand een goede reden heeft voor de vertraging. Het werkt ook geweldig als geheugensteuntje om je contacten te vragen naar dingen die je anders zou vergeten. Bovendien steek je alleen maar kostbare energie in contacten die ook beantwoord worden. Het leukste van dit hulpmiddeltje is misschien wel dat je er een ander ook gelukkig mee maakt. Want wie zit et nu te wachten op een overvolle mailbox als je er even lekker uit bent geweest?